基于玛鲁哈日鲁个人信息保护法的公开事项

1. 本公司集团（指玛鲁哈日鲁株式会社及其国内并表公司，以下称为“本公司集团”）旗下公司持有的主要个人数据及其使用目的

本集团公司持有的主要个人数据及其使用目的如下：
通过书面资料直接从本人处获取个人信息以及获取网页上所写的个人信息时，每次均会明示使用目的。通过上述以外的方式直接或间接获取个人信息时，将在以下使用目的范围内使用。另可能根据后述3.出现共同使用个人信息的情况。
出现下列情况时，可能不会公布或通知使用目的。

1. 可能损害本人或第三方的人身、财产及其他权利和利益时。
2. 可能严重阻碍本公司集团旗下公司开展合理业务时。
3. 可能阻碍国家机关或地方公共团体执行法令规定的事务时。
4. 可以通过获取个人信息的情况明显看出使用目的时。

除上述目的外，本公司集团旗下公司还有可能统计处理和使用获取的个人信息。在这种情况下，所使用的信息中不包含可以识别特定个人的信息。
另，获取法律中规定的须特别注意的个人信息时，每次均会明示使用目的，并在征得本人同意的基础上获取该信息。

2. 本公司集团旗下公司向第三方提供个人信息

（1）本公司集团旗下公司将妥善管理所持有的个人数据，不会在未征得本人同意的情况下将数据提供给第三方。但不包括下列情况。

1. 基于法令的情况。
2. 为保护人身安全或财产而有必要的情况，且征得本人同意有困难时。
3. 为改善公共卫生或促进儿童健康成长而尤其有必要的情况，且征得本人同意有困难时。
4. 有必要配合国家机关、地方公共团体或其受托单位执行法令规定的事务的情况，且征得本人同意后可能会阻碍该事务的执行时。
   此外，本公司向国外第三方提供所持有的个人数据时，将按照法律的规定，采取征求同意等必要的措施。

（2）本公司集团旗下公司可能会在公布的使用目的范围内，委托外部处理个人信息。在这种情况下，本公司集团旗下公司将以具备完善的个人信息保护体系为前提来选择外协单位，与其签订必要和妥善的关于个人信息处理的协议等，并采取其他法令上所需的措施。

3. 本公司集团旗下公司对个人信息的共同使用

本公司集团旗下公司出于提供讲座等活动以及商品信息的目的，可能会共同使用参加本公司集团旗下公司主办或共同举办的讲座的人员相关的个人信息。在这种情况下，会事先通知参加人员本人下述事项。

1. 共同使用的个人信息项目
2. 管理共同使用的个人信息的负责人姓名或名称以及地址，负责人为法人时还包括法人代表姓名

4. 关于对本公司集团旗下公司的“披露等要求”

“披露等要求”是指本人对本公司集团旗下公司提出的要求，包括要求通知使用所持有的个人数据的目的，要求披露所持有的个人数据，要求披露向第三方提供所持有的个人数据的记录，要求修改、添加或删除所持有的个人数据内容，要求停止使用、销毁或停止向第三方提供所持有的个人数据。本公司集团旗下公司收到本人或其代理人提出的“披露等要求”时，本公司将在确认本人或其代理人身份的基础上，按照法令规定，在合理的时间及范围内对“披露等要求”作出回应。本公司的具体手续如下述5.所示。
另，在下述情况下，本公司无法对“披露等要求”作出回应，敬请谅解。出现这种情况时，本公司将通知本人或其代理人。

（1）无法通知使用目的的情况

1. 无法确认本人或代理人的身份时。
2. 本公司网站上已登载了使用目的，且本人可轻易知晓使用目的时。
3. 可能损害本人或第三方的人身、财产及其他权利和利益时。
4. 可能严重阻碍本公司集团旗下公司开展合理业务时。
5. 可能阻碍国家机关或地方公共团体执行法令规定的事务时。

（2）无法披露所持有的个人数据及向第三方提供所持有的数据的记录的情况

1. 无法确认本人或代理人的身份时。
2. 可能损害本人或第三方的人身、财产及其他权利和利益时。
3. 可能严重阻碍本公司集团旗下公司开展合理业务时。
4. 违反其他法令时。
5. 并非本公司所持有的个人数据，或数据已被废弃或销毁时。
6. 无法确认到提出披露要求的人员的个人信息时。
7. 相关数据是有关录用选拔的事项或未发表的人事信息时。
8. 披露申请表中所填写的内容不完整时。
9. 向第三方提供所持有的数据的记录存在与否公开后，公众利益或其他利益将受到损害，且属于政令规定的情况时。

（3）无法修改、添加或删除（以下称为“修改等”）所持有的个人数据内容的情况

1. 无法确认本人或代理人的身份时。
2. 从使用目的来看不需要修改等时。
3. 认为内容有误的说法不正确时。
4. 要修改等的内容是有关评估的信息而非事实时。
5. 并非本公司所持有的个人数据，或数据已被废弃或销毁时。
6. 无法确认到提出修改等要求的人员的个人信息时。

（4）无法停止使用、销毁或停止向第三方提供（以下称为“停止使用等”）所持有的个人数据的情况

1. 无法确认本人或代理人的身份时。
2. 本公司需要使用所持有的个人数据时，或并非因用于未经同意的目的、不正当使用、非法获取、未经同意向第三方提供及违反其他法令规定的手续等（以下称为“违反手续等”）原因，而要求停止使用等时。
3. 超过纠正违规行为所需的限度时。
4. 认为违反手续等的说法不正确时。
5. 停止使用等时需要高额费用或有其他困难，且可采取其他保护本人权利和利益所需的措施进行代替时。
6. 并非本公司所持有的个人数据，或数据已被废弃或销毁时。
7. 无法确认到提出停止使用等要求的人员的个人信息时。

5. 本公司的具体手续

关于本公司集团旗下公司所持有的个人数据的“披露等要求”将按照以下方式进行处理。

（1）要求本公司集团旗下公司披露所持有的个人数据时

1. 请联系附记的受理窗口。窗口服务人员会要求本人提供相关信息以确认到个人信息，并查看该信息是否可以披露。
2. 确认到个人信息后，如果该信息可以披露，则发送“披露申请表”给本人。但如果后续调查发现属于上述4.（2）的情况，则不予披露。
3. 在“披露申请表”上填写必填事项，由本人署名盖章后通过“挂号信”回寄给附记的受理窗口。回寄时请注意下列事项。

   a. 由本人提出要求时，请随附下列资料，以便本公司确认本人身份。

   • 住民票（不包含户籍所在地及家庭成员信息）或外国人记载事项登记证明书。

   b. 由代理人提出要求时，请随附下列资料，以便本公司确认本人及代理人身份。

   • 住民票（不包含户籍所在地及家庭成员信息）或外国人记载事项登记证明书。
   • 委托代理人请随附可表明代理人身份的委托书（附印章证明）。
   • 法定代理人请随附可证明法定代理人身份的户籍誊本等资料。

   c. 其他

   • 用于确认本人及代理人的资料（住民票等）等概不退还，敬请谅解。本公司作出答复后将立即以妥善的方式废弃住民票等。
   • 写有户籍所在地的住民票和户籍誊本等请剪去或涂掉“户籍所在地”部分，使其不可见后再邮寄。
   • 希望以书面形式披露时，每次需支付手续费800日元（答复通知派件证明所需的实际邮费）。请在回寄“披露申请书”时随附800日元的邮票。希望以电子邮件、传真等电磁形式披露时，无需支付手续费。
4. 本公司收到“披露申请书”和住民票等资料后，将通过妥善的方式确认本人或代理人身份。如果身份确认无误，则将通过“附派件证明的信件”（希望以书面形式披露时）或所要求的方式（希望以电子邮件、传真等电磁形式披露时）披露本人的个人信息。如果因属于上述4.（2）的情况等而无法披露，则将通过所要求的方式进行通知。

（2）要求本公司集团旗下公司通知使用目的及要求修改等或停止使用等时

1. 请通过电话或信件等联系附记的受理窗口。由本人提出要求时，请告知向本公司提供个人信息时的住址、姓名和电话号码，以便本公司确认本人身份。由代理人提出要求时，仅可通过信件联系受理窗口，参照下述3。
2. 所要求的内容不属于上述4.（1）（3）（4）时，本公司将通过电话、信件等方式将要求的结果告知本人或代理人。无需支付手续费。
3. 由代理人提出要求时的处理方法

   a. 请在写有要求内容的资料（以下称为“申请书”）中随附下列资料，以便本公司确认本人及代理人的身份。

   • 住民票（不包含户籍所在地及家庭成员信息）或外国人记载事项登记证明书。
   • 委托代理人请随附可表明代理人身份的委托书（附印章证明）。
   • 法定代理人请随附可证明法定代理人身份的户籍誊本等资料。

   b. 其他

   • 用于确认本人及代理人的资料（住民票等）等概不退还，敬请谅解。本公司作出答复后将立即以妥善的方式废弃住民票等。
   • 写有户籍所在地的住民票和户籍誊本等请剪去或涂掉“户籍所在地”部分，使其不可见后再邮寄。

   c.本公司收到申请书和住民票等资料后，将通过妥善的方式确认代理人身份。如果身份确认无误，则将通过上述2的方式将要求的结果告知代理人。如果因属于上述4.（1）（3）（4）的情况等而无法作出回应，则将通过电话、信件等方式进行通知。

6. 本公司集团旗下公司的个人数据安全管理措施相关事项

本公司集团按照下述规定采取必要和妥善的安全管理措施，以防止个人数据的泄露、消失和损坏。同时对处理个人数据的员工和外协单位进行必要和妥善的监管。

（基本方针）

• 依照《玛鲁哈日鲁集团个人信息保护方针》，遵守国家规定的相关法令和准则，保护和正确使用个人信息，以确保对个人数据的正确处理。

（完善有关个人数据处理的规则）

• 本公司制定了《玛鲁哈日鲁集团个人信息保护处理章程》，将其作为处理个人数据时须遵守的规则。章程中对如何获取、使用、提供、删除和废弃个人数据进行了规定。
• 本公司制定了《玛鲁哈日鲁集团个人信息处理准则》，规定了符合实际业务的具体操作流程。

（组织安全管理措施）

• 为了妥善管理本公司集团的个人信息和机密信息，应对信息泄露和信息篡改等严重的经营风险，本公司设立了信息管理委员会，由其拟定信息管理的相关方针和战略、事故对策，规划并推进信息管理的相关教育培训体系。
• 设立个人信息保护总负责人一职作为个人信息管理的最高负责人，由其审查和评估用于维持和改善信息安全的方针、措施等。
• 建立有关个人信息保护的安全管理体系，设立个人信息保护推进负责人一职，由其负责推进个人信息保护相关措施的拟定和宣传工作。
• 在总部各部门和集团旗下公司设立个人信息管理负责人一职，由其负责对个人信息的管理。
• 设立个人信息管理监督人一职，由其对下属的个人信息管理负责人进行监督和指导。
• 每年对个人数据的处理情况进行自我检查，并由个人信息监查负责人视情况进行监查。
• 制定了《玛鲁哈日鲁集团信息事故应对章程》和《玛鲁哈日鲁集团信息事故应对规则》，旨在通过对个人信息泄露等信息事故作出正确的判断和及时的处理，将损失和影响的扩大控制在最小范围。
• 委托外部处理个人数据时，事先审查外协单位是否有能力正确处理个人信息，在委托协议中合理规定安全管理措施、保密要求、二次委托条件、委托协议结束时归还个人信息等有关处理个人信息的事项，并对其进行必要和妥善的监管。

（人员安全管理措施）

• 通过线上学习等定期对本公司集团员工开展有关个人数据处理注意事项的教育培训。
• 尽全力向本公司集团员工宣传规定了个人数据处理相关事项的《玛鲁哈日鲁集团个人信息处理准则》。
• 对信息管理委员会事务局和相关部门定期开展事故应对训练。

（物理安全管理措施）

• 将写有个人数据的文件资料和记录了个人数据的储存媒体上锁保管在妥善的场所，防止其散失、丢失或泄露。
• 对信息设备进行妥善的管理，禁止无正式使用权限的人员使用。
• 在个人数据的搬运过程中采取妥善的手段和方法，防止出现超出必要范围的复印和复制行为。
• 对于写在文件资料上的不再需要的个人数据，采取切碎、焚烧、溶解等方式将其完全销毁。对于记录在储存媒体上的不再需要的个人数据，使用特殊的软件将其删除或对储存媒体进行物理破坏后废弃。

（技术安全管理措施）

• 本公司集团在制定《玛鲁哈日鲁集团信息安全管理章程》的基础上，引进了保护处理个人数据的信息系统不受非法访问和非法软件侵害的机制。
• 进行访问控制，限定个人数据处理人员和可处理的个人信息数据库等的范围。

7. 修订

本公司集团旗下公司将视情况修改上述个人数据处理的相关规定，为进一步保护个人数据而不断做出改善。为此，本公开事项可能进行修订。修订后，将以公布修订内容的形式进行通知。

8. 关于对本公司集团旗下公司处理个人信息的意见和投诉等的受理窗口

对本公司集团旗下公司处理个人信息的意见和投诉等请联系附记的受理窗口。

完

个人信息保护方针